Asia Pulp & Papers

 Overview

Asia Pulp & Papers merupakan holding company yang membawahi 6 perusahaan antara lain PT Indah Kiat Pulp & Papers Mills Tbk., PT Pabrik Kertas Tjiwi Kimia Tbk., PT Pindo Deli Pulp and Papers Mills, PT Lontar Papyrus Pulp & Papers Industry, dan PT Eka Mas Fortuna. Bergerak dalam industri pembuatan kertas dan pulp, pada tahun 2007 tercatat perusahan telah memasarkan produknya ke hampir 65 negara di dunia. Perusahaan tercatat sebagai yang terbesar di Asia dengan kapasitas sebesar 6.9 juta ton/tahun.

 Latar belakang masalah

1. APP ingin memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan, terutama sekali dikarenakan adanya perbedaan kultur dan permintaan antara pelanggan satu dengan yang lainnya (mis : konsumen Jepang lebih mementingkan masalah kualitas dan ketepatan waktu, sedangkan konsumen di Eropa lebih mementingkan masalah harga).
2. APP ingin mengintegrasikan sistem (internal) yang ada sekarang untuk memenuhi kebutuhan konsumen tersebut.
3. Selama ini unit bisnis mengembangkan aplikasi sendiri yang dilakukan oleh internal perusahaan. Pengembangan yang dilakukan dari waktu ke waktu cenderung hanya untuk memenuhi kebutuhan unit bisnis sendiri dan untuk kebutuhan saat itu.
4. APP ingin mengintegrasikan aktivitas bisnis mereka dengan supplier maupun retail mereka (proses pembelian material, pengiriman,dll selama ini membutuhkan waktu yang sangat banyak hanya untuk masalah administrasi).


 Milestones

1994
Pembentukan tim beranggotakan 5 orang, tim ini bertugas untuk melakukan survei mengenai solusi yang paling tepat bagi perusahaan, waktu yang dibutuhkan adalah 1 tahun. Tim berkesimpulan untuk menggunakan solusi Enterprise Resource Planning (ERP) yang disediakan salah satu vendor. Sistem lama yang akan diganti adalah aplikasi-aplikasi yang berbasis peranti IBM AS/400 yang belum terintegrasi (islands).

1996
× Pembentukan tim inti yang beranggotakan 15 orang (terdiri dari dari tenaga TI internal, tenaga ahli dan beberapa orang dari departemen terkait di lingkungan APP). Implementasi dalam APP tidak dilakukan secara sekaligus (big-bang implementation) tapi selektif. Implementasi pertama dilakukan pada kantor pusat APP di Singapura. Modul yang diimplementasikan adalah modul Financial & Accounting (mencakup General Ledger, Asset management dan Account Payable).Waktu yang dibutuhkan adalah 3 bulan.
× Implementasi tahap dua adalah membuat pilot project yang nantinya dijadikan acuan untuk 6 perusahaan yang dinaungi, untuk pilot project diambil Pindo Deli.
× Tim inti dengan beberapa orang dari perusahaan terkait (total berjumlah 30 orang) bertugas melakukan implementasi. Modul yang diimplementasikan adalah FA dan MM (Material management) mengingat ini adalah modul yang paling penting bagi perusahaan.

1996 – 2002
× Setelah implementasi pada Pindo Deli dinilai sukses, dilanjutkan pada perusahaan berikutnya. Implementasi pada perusahaan berikutnya dapat dilakukan dengan lebih cepat mengingat pada saat implementasi pada Pindo Deli, dalam tim diikut sertakan pula beberapa orang dari dari perusahaan berikutnya (Indah Kiat).
× Urutan implementasi yang dilakukan adalah : Pindo Deli, Indah Kiat, Lontar Papyrus, Tjiwi Kimia dan yang terakhir adalah Eka Mas Fortuna.
× Pada tahap ini modul ERP yang diimplementasikan adalah FA dan MM.
× Setelah semua perusahaan sukses mengimplementasikan, dilakukan pilot-project kembali pada Pindo Deli untuk modul Sales, Purchasing, Inventory, Maintenance System dan HR.
× Pada awal tahun 2002 seluruh modul telah dijalankan dilingkungan APP.

2002 – 2004
× APP menyempurnakan implementasi solusi Supply Chain Management (SCM) dan Customer Relationship Management (CRM). Implementasi yang dilakukan antara lain melalui :
- Integrasi sistem dengan trading partner di tiap negara konsumen. Trading partner difungsikan untuk mengembangkan konsumen di negara dimana dia berada, dan semua melakukan transaksi dengan konsumen dapat dilakukan melaui lembaga ini.
- Integrasi sistem dengan Da Carts (intermediary shipping company). Memungkinkan konsumen untuk mengecek status pesanan mereka yang telah dikirim dari APP.

 Pengembangan Sistem
BUY
APP memilih untuk memilih membeli dikarenakan solusi yang ada merupakan best practices, selain itu agar dapat memudahkan integrasi dengan mitranya (trading partner, konsumen dll) di berbagai negara yang sebelumnya juga telah menggunakan.



 Implementation phase
APP memilih menggunakan pendekatan pilot dan bertahap. Implementasi pertama dilakukan pada perusahaan Pindo Deli untuk modul FA dan MM, setelah dirasakan sukses, implementasi dilanjutkan pada perusahaan berikutnya. Setelah semua sukses diimplementasikan, dilanjutkan dengan pembuatan pilot project kembali pada Pindo Deli untuk modul berikutnya, dan setelah sukses, implementasi modul berikutnya dilanjutkan kembali pada perusahaan berikutnya.

 Keselarasan antara business process, people dan IT
Pada kasus perusahaan ini manajemen menyadari benar pentingnya keselarasan antara ketiga elemen diatas, reengineering business process yang dilakukan telah menghasilkan peningkatan lead time dan pengurangan jumlah aktivitas yang sangat signifikan. Hal ini dapat terjadi berkat adanya keselarasan dengan kedua elemen yang lainnya (IT dan people). Walaupun pada awalnya terjadi resistensi dari pegawai maupun dari manajemen, akan tetapi hal ini dapat diatasi dengan baik dengan adanya change management yang melibatkan semua pihak termasuk user (orang yang terlibat langsung dengan operasi penggunaan IT/front liner).

 Project Management dan Change management
Pada tahap awal dilakukan pengkajian tentang masalah apa yang dihadapi oleh APP, solusi apa yang paling tepat untuk diterapkan dalam perusahaan dan mengundang berbagai vendor multinasional untuk melihat dan mengkaji berbagai aplikasi-solusi yang mereka tawarkan.
Pada tahap berikutnya dilakukan implementasi secara bertahap mulai dari kantor pusat maupun dengan pembuatan pilot project. Kesuksesan yang diperoleh salah satunya karena dilibatkannya orang-orang yang dapat dikatakan mewakili perusahaan maupun yang terlibat secara langsung dengan departemen yang terkait melalui pembentukan tim inti saat melakukan tahap pengkajian dan pengembangan tim inti pada saat melakukan implementasi.


 Tantangan yang dihadapi oleh IS Departement
Sebelum penerapan ERP yang baru dilakukan, IS departemen lebih cenderung bertanggung jawab terhadap pengembangan aplikasi yang digunakan oleh departemen operasional secara sendiri-sendiri/parsial (in house). Dengan adanya penerapan/ reengineering yang baru ini IS departemen dituntut untuk mampu pula melihat kebutuhan secara lebih holistik dan mampu pula menerjemahkan dan menjembatani kebutuhan kedepannya seiring dengan semakin berkembangnya bisnis perusahaan ini. Walaupun dalam praktiknya aplikasi ERP yang digunakan adalah berasal dari vendor dan bersifat best practise, akan tetapi pemahaman dan kemampuan untuk menerjemahkan yang diinginkan oleh manajer bisnis tetap pula diperlukan.
 Hambatan yang dialami :
× Adanya resistensi dari sebagian karyawan maupun manajemen yang melihat bahwa sistem yang lama (yang dikembangkan hanya untuk departemen dan sesuai dengan keperluan mereka saja) telah mampu memberikan dukungan operasional yang baik. Masalah ini teratasi melalui pemberian otoritas langsung dari puncak pimpinan dan dilibatkannya orang-orang yang dianggap mengerti dan memahami departemen dan perusahaan terkait.
× Sebagian besar klien terutama supplier masih berkomunikasi dengan menggunakan telepon dan faks dalam melakukan transaksi. Masalah ini teratasi melalui ERP yang dipilih memungkinkan mengirimkan e-mail yang dapat diterima di mesin faks. Pada perkembangan berikutnya para pemasok mulai beralih fasilitas.

 Manfaat yang diperoleh :
× Penerapan pada kantor pusat di Singapura memberikan efisiensi sebesar 30 % dan memungkinkan untuk melakukan pengurangan dari 10 tenaga keuangan menjadi 6 orang (pada tahun 1996, vendor ERP memberikan penghargaan sebagai perusahaan tercepat di Asia dalam melakukan implementasi modul ERP)
× Mempercepat proses pembelian material, pada sistem yang lama diperlukan waktu antara 1-2 bulan. Dengan sistem ERP yang baru proses ini bisa dilakukan dalam waktu beberapa jam saja.
× Mempercepat pengiriman barang. Melalui sistem yang lama pengiriman terjadi sekali dalam sebulan, dengan menggunakan sistem yang baru, dalam kurun waktu 1 bulan dapat dilakukan pengirirman antara 2-3 kali.
× Pengurangan kertas dan SDM hingga mencapai 40% untuk keperluan administrasi, efisiensi antara 30-60% dalam kegiatan operasional, peningkatan lead time antara 40 - 80%, pengurangan jumlah aktifitas dalam proses antara 40 - 90% dan penurunan jumlah keluhan dan permintaan perbaikan sistem yang mencapai 50%.

 Kesimpulan
× Perlunya keselarasan antara business process, people dan IT agar penerapan ERP/reengineering dapat berlangsung dengan sukses.
× Integrasi informasi secara internal (operasi dalam perusahaan) perlu mempertimbangkan pula integrasi pada tahap berikutnya (integrasi dengan pihak eksternal, supplier, retail dll), agar perusahaan mampu mendapatkan keuntungan/kemudahan yang lebih besar.

Sumber :
www.swa.co.id , artikel yang digunakan :
” Proyek Quantum Leap APP”, April 2004 (diakses pada 30 Agustus 2008)